No pior momento da crise provocada pela pandemia do novo coronavírus no Tocantins, a Prefeitura de Palmas assinou um contrato no valor estimado de R$ 62,8 milhões com uma empresa de Brasília, visando a implantação de um projeto de 'transformação digital'. Por outro lado, a capital enfrenta problemas relacionados à falta de leitos de UTI Covid-19, o que tem gerado críticas à contratação.

O Pregão Eletrônico nº 109/2020 é uma Ata de Registro de Preço e teve como vencedora a empresa Ikhon - Gestão, conhecimento e Tecnologia. O contrato foi assinado através da Agência de Tecnologia de Palmas (Agtec).

O contrato prevê o fornecimento de solução de transformação digital, gestão da informação e fornecimento de software para gerenciamento de processos em 32 Unidades Gestoras da Prefeitura de Palmas, que serão beneficiadas com 100% de digitalização dos seus processos, com uso do software denominado Próton.

A prefeitura disse que o Governo do Estado utiliza este sistema desde 2012 para integrar toda a sua estrutura administrativa e permitir que seus processos e documentos sejam trabalhados em ambiente totalmente digital.

Ainda segundo a prefeitura, por se tratar de Registro de Preço, o poder público só pagará pelos itens contratados e na quantidade necessária. O contrato tem duração de 5 anos.

Relação dos itens contratados, segundo a prefeitura

1. Fornecimento de Sistema de Gestão Informações Documentais e Processuais baseado em SIGAD.

2. Desenvolvimento de Portal de Serviços e Balcão Virtual de Atendimento ao Cidadão.

3. Modelagem dos processos e coleta de dados para elaboração da Carta Digital de Serviços: documentação de dados relativos à serviços oferecidos ao cidadão e ao público interno administrativo em conformidade com Lei Nº 1460, de 26 de junho de 2017 para desenvolvimento de portal de serviços com função de autoatendimento. Notação na metodologia BPMN 2.0.

4. Normatização do sistema municipal de arquivos e das Comissões Permanentes de Avaliação Documental em conformidade com Decreto nº 073, de 3 de janeiro de 2002 e com a Cartilha do Conarq: Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais.

5. Elaboração dos instrumentos de gestão documental: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das atividades-meio (geral) e fim (para cada órgão) atendendo todos os órgãos da Prefeitura em conformidade com as normas vigentes para as entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

6. Tratamento do acervo: contemplando classificação, ordenação, avaliação, higienização, destinação e identificação.

7. Digitalização do acervo prioritário conforme vigência e frequência de uso, contemplando: desmontagem, triagem, escaneamento (escala 1:1, bi-tonal, 8 bits por canal de cor, 200 dpi; PDF pesquisável – OCR); remontagem e identificação.

8. Serviços de Desenvolvimento Evolutivo e Integração entre Sistemas.

9. Serviços de Treinamento de Usuários.